پس از موافقت شوراي پژوهشي دانشگاه با شركت عضو هيات علمي در كنفرانس خارجي، مدارك ذيل بايد به گروه همكاريهاي بين المللي دانشگاه ارسال شود:
· پذيرش مقاله
· دعوتنامه
· فراخوان (هاي) كنفرانس
· خلاصه و اصل مقاله تايپ شده به زبان انگليسي
· فرم ثبت نام كنفرانس
· فتوكپي گذرنامه معتبر
· يك نسخه از آخرين حكم استخدامي معتبر
· اطلاعاتي در مورد كنفرانس به زبان فارسي (در حدود 100 كلمه)
· ارسال فرمهاي تكميل شده:
ـ مشخصات متقاضي شركت در گردهمايي هاي علمي بين المللي در خارج از كشور
ـ زندگينامه علمي
ـ پرسشنامه اعزام به خارج
ـ گزارش توجيهي (فقط براي مامورين بدون مقاله)
ـ جدول هيات نظارت بر سفرهاي خارجي كاركنان دولت (فقط براي مامورين بدون مقاله)توجه: حداكثر يك ماه پس از انجام سفر، عضو بايد فرم گزارش علمي از شركت در گردهمايي علمي بين المللي خارج از كشور را تكميل و به گروه همكاريهاي بين المللي دانشگاه ارسال نمايد. ضمنا مامورين خارج از كشور بدون مقاله، بايد حداكثر 10 روز پس از انجام سفر فرم خلاصه گزارش سفر خارج از كشور را تكميل و به گروه همكاريهاي بين المللي ارسال نمايند.